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今回は、労働関係において従業員が通知文書の受領、又は署名を拒否する場合の雇用者の対応について取り上げます。

人事部門の日常業務中において従業員に通知文書を受領し、署名してもらうことは１つの重要な業務です。例えば、従業員に処罰通知書、労働契約解除通知書、ポジション変更通知書を受領し、署名してもらうことです。受領し、署名したとは、従業員が通知内容に対して許可、または同意したという意味です。ただし、実務では、一部の従業員が関係書面通知に署名しないケースがよく発生しています。特に従業員の規定違反行為に対して処罰を与える場合、従業員が会社の処分に対して異議を持っており、または自分に不利な証拠を残したくないため、規定違反処分への署名を拒むことは、労働関係管理上の難題の1つです。

上記の難題を解決するには、下記の処理にて対応するのがよろしいかと思います。

（１）人事異動でも規定違反処分でも労働契約の解除でも証拠として残せる為、雇用者は従業員に書面にて通知しなければなりません。

（2）まずは、上司経由、広告板掲示、メール、ショットメーセッジなどのルートで従業員本人にポジション変更、規定違反処分、労働契約解除の通知書に署名を求めます。従業員本人が通知書に署名することを拒否する、または本人に直接交付する書面通知書を受領しない場合、通知書の受領証明欄に受領拒否の理由を明記した上で対応します。目撃者がいる場合、証人の署名も残した方がいいでしょう。

（3）本人に直接交付が不可（受領拒否を含む）の場合、郵送送達と公告送達の方法があります。郵送送達をする場合、民営の速達屋さんではなく、国営のEMSを利用した方がいいでしょう。郵便物の表面に通知書の名称を明記した上で、労働契約書に記載されている住所まで郵送することをお薦めいたします。郵送を手配したら、配達証明書を証拠として保留しなければなりません。郵送住所も分からない場合、郵送送達が採用できず、公告送達を選択するしかありません。ちなみに公告送達は新聞やニュース等のメディア経由で従業員に通知をする方法です。

※本稿は従業員が書面通知の受領拒否、または署名拒否をした場合の会社側の対応策のみをご説明しています。人事異動、規定違反処分、労働契約解除の合理性、合法性などは議論いたしていませんので、予めご了承ください。